La mole di messaggi digitali che ogni persona riceve durante la giornata lavorativa continua a crescere, creando nuove sfide per chi deve gestire tempo e concentrazione. Secondo l’ultimo Work Trend Index 2025 di Microsoft, la tecnologia ha ampliato i confini dell’orario d’ufficio, con un impatto evidente sulle abitudini quotidiane dei dipendenti in tutto il mondo.
Aumento globale delle email e nuovi modi di comunicare nel lavoro
Lo studio di Microsoft evidenzia come ogni giorno un lavoratore medio riceva circa 117 email, spesso lette in meno di un minuto. Il numero complessivo dei messaggi per persona è salito del 6% a livello globale rispetto agli anni precedenti. In alcune aree specifiche come l’Europa Centrale si registrano incrementi superiori al 20%. Questi dati derivano dall’analisi anonima degli utenti Microsoft 365 distribuiti su vari continenti.
Nuove tendenze nella comunicazione digitale
Il rapporto segnala anche un cambiamento nelle modalità comunicative: dalle ore 8 del mattino Teams supera le email come principale canale per lo scambio d’informazioni tra colleghi. In media vengono inviati circa 153 messaggi tramite questa piattaforma nei giorni feriali, dimostrando quanto la collaborazione digitale stia prendendo piede nelle aziende.
L’utilizzo intenso delle app per la comunicazione riflette una trasformazione profonda nei flussi lavorativi ma porta con sé anche difficoltà legate alla gestione del tempo e all’interruzione continua delle attività principali.
Orari di lavoro dilatati e sovraccarico da riunioni
Secondo i dati raccolti da Microsoft alle prime ore della mattina – intorno alle sei – già il 40% degli utenti Microsoft365 risulta attivo online. Le fasce orarie tradizionalmente considerate produttive risultano però compromesse da un carico elevato di riunioni che occupano fino al 50% del tempo disponibile.
Difficoltà nel mantenimento della concentrazione
Le interruzioni sono frequenti: in media ogni due minuti arriva una notifica o si apre una nuova riunione virtuale o arriva una mail urgente. Questo ritmo rende difficile mantenere concentrazione prolungata sui compiti assegnati, aumentando stress e frammentazione mentale tra quasi metà dei dipendenti ma anche oltre metà dei manager coinvolti .
Un altro elemento critico riguarda l’organizzazione stessa degli incontri: più della metà delle riunioni viene fissata all’ultimo momento senza preavviso adeguato. Questa pratica contribuisce ad estendere le giornate oltre gli orari standard fino ai weekend, alterando equilibrio tra vita privata e professionale.
Il ruolo dell’intelligenza artificiale nella riduzione dello stress digitale
Tra le soluzioni indicate dal report emerge l’esperienza delle cosiddette compagnie “di frontiera”, realtà aziendali dove personale umano lavora affiancato da sistemi intelligenti capaci di automatizzare operazioni ripetitive o poco rilevanti ai fini strategici.
In queste organizzazioni i dipendenti assumono il ruolo definito agent boss, cioè utilizzatori consapevoli dell’intelligenza artificiale specializzata che alleggerisce il carico operativo quotidiano permettendo loro di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
L’impiego mirato dell’automazione consente quindi non solo una riduzione significativa del sovraccarico informativo ma restituisce parte del tempo prezioso perso tra notifiche continue o appuntamenti improvvisi durante la giornata tipo negli uffici moderni.
Microsoft sottolinea come questa combinazione uomo-macchina possa rappresentare uno strumento concreto per recuperare spazi temporali utili alla qualità effettiva del lavoro svolto senza rinunciare alla rapidità richiesta dalla realtà digitale contemporanea nel mondo professionale.
