Obbligo di tracciamento per dedurre le spese di trasferta di lavoratori e agenti di commercio nel 2025
Nuove regole fiscali per lavoratori e agenti di commercio: le spese di trasferta devono essere documentate con pagamenti tracciabili per ottenere rimborsi e deduzioni valide.
La nuova legge di bilancio richiede pagamenti tracciabili per la deducibilità delle spese di trasferta, con alcune eccezioni per i mezzi pubblici, e stabilisce limiti forfettari per i rimborsi nel 2025. - Unita.tv
L’ultima legge di bilancio ha introdotto una novità importante per lavoratori e agenti di commercio che vogliono dedurre le spese sostenute per trasferta. Da quest’anno, per poter usufruire dei benefici fiscali, è obbligatorio dimostrare il rimborso dei costi con strumenti di pagamento tracciabili. Qualsiasi spesa non documentata da prove evidenti, rischia di non essere considerata valida dal fisco. Vediamo nel dettaglio come funziona questa nuova regola e cosa devono fare lavoratori e aziende per non perdere detrazioni e deduzioni.
Modalità di tracciamento richieste per la deduzione delle spese di trasferta
Per dedurre o detrarre le spese relative alle trasferte, è necessario presentare una prova chiara e verificabile del pagamento. Proprio per questo, la manovra fiscale impone che i rimborsi siano effettuati tramite mezzi tracciabili come bonifici bancari o postali, pagamenti con carte di credito o debito, assegni oppure carte prepagate. Questo vale per tutte le spese di trasferta, inclusi carburante, pedaggi e alloggio. Senza una ricevuta o una copia della transazione che certifichi il pagamento, il rimborso non potrà essere considerato valido ai fini fiscali.
Limiti dei pagamenti in contanti
La normativa mira a limitare i pagamenti in contanti poiché sono più difficili da verificare e, dunque, maggiormente soggetti a controlli evasivi. Tutte le aziende che intendono recuperare i costi in bilancio dovranno quindi organizzare i rimborsi seguendo questa regola di tracciabilità, tenendo anche una documentazione ordinata e completa. Lo stesso devono fare i singoli lavoratori autonomi o agenti di commercio impegnati in trasferte professionali.
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Rimborso spese di trasferta con pagamenti non sempre tracciabili: le eccezioni
Non tutte le spese di trasferte richiedono necessariamente il pagamento con metodi tracciabili. La legge lascia spazio ad alcune eccezioni per esempio quando si utilizzano mezzi pubblici come aerei, treni, pullman o autobus. In questi casi, per ottenere la deduzione basta conservare il biglietto di viaggio intestato alla persona che ha sostenuto la spesa.
Questo significa che il semplice scontrino o biglietto valido può servire a comprovare il costo senza bisogno di uno strumento di pagamento tracciabile. La ragione è la difficoltà di utilizzare sistemi elettronici per la maggior parte dei pagamenti nel trasporto pubblico. Restano dunque fuori dall’obbligo i costi certificati da documenti ufficiali rilasciati dai gestori dei trasporti.
Va ricordato però che per tutte le altre tipologie di spesa, soprattutto quelle relative ai rimborsi che rientrano nelle spese di vitto, alloggio o carburante, il requisito rimane stringente e vincolante per ottenere la detrazione.
Cosa devono fare lavoratori dipendenti e autonomi
Chi lavora in azienda e vuole ottenere un rimborso spese che non venga tassato deve consegnare una documentazione adeguata. Non basta il semplice scontrino fiscale. Deve essere possibile associare la spesa a un pagamento tracciabile. Ad esempio, per un acquisto con carta, si deve conservare la copia della ricevuta stampata dal pos. Per pagamenti effettuati tramite bonifico, serve la ricevuta della transazione.
Se questa documentazione manca o non risulta chiara, il rimborso viene comunque pagato ma considerato reddito imponibile, seguendo le regole fiscali ordinarie del lavoro dipendente.
Allo stesso modo si applicano le stesse norme per i lavoratori autonomi e gli agenti di commercio. Questi ultimi devono dimostrare di aver sostenuto i costi con pagamenti tracciabili e pertinenti all’attività svolta. Basta, infatti, che ci sia una incongruenza tra spese e natura dell’attività professionale per perdere ogni vantaggio fiscale sul rimborso.
Limiti forfettari per i rimborsi spesa di trasferta previsti per il 2025
Per le aziende o i professionisti che scelgono il rimborso forfettario delle spese di trasferta, restano in vigore limiti specifici in base all’area geografica della prestazione. All’interno dell’Italia, il valore massimo rimborsabile è fissato a 46,48 euro al giorno per ogni lavoratore o agente in trasferta.
Per quanto riguarda invece le trasferte all’estero, il limite si alza a 77 euro giornalieri. Questi valori non si basano sul costo effettivo ma costituiscono tetti non superabili per poter evitare l’onere di certificare documenti di spesa più complessi.
La scelta del rimborso forfettario può semplificare la gestione amministrativa delle aziende, specie quando le trasferte sono di breve durata o con costi limitati.
Le ultime novità impongono però una gestione molto rigorosa per tutte le tipologie di rimborso, al fine di impedire irregolarità e abusi, e per garantire la trasparenza negli spostamenti professionali.